SAP ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) çözümünün Mali Muhasebe (FI) modülü işletmelerin tüm mali ihtiyaçlarını ve muhasebe ile ilgili ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmıştır. SAP'nin Malzeme Yönetimi (MM), Satış Dağıtım (SD), Üretim Planlama (PP) ve İnsan Kaynakları (HR) gibi çok sayıda modülüyle entegre olarak çalışır. Anlık olarak finansal bilgilere erişim sağlaması ile yöneticilerin hızlı karar almalarını sağlayarak stratejik planlama konularında doğru hareket etmelerine yardımcı olur.
SAP FI (Financial Accounting), SAP'nin mali muhasebe modülüdür. Şirketin muhasebeleştirilmesi gereken finansal işlemlerini defteri kebirde kaydeder; müşteri ve satıcı açık kalemlerini, duran varlıkları ve banka hareketlerini yönetir ve bilanço ile gelir tablosu gibi yasal raporların kaynağını oluşturur.
FI, satın alma, satış ve üretim gibi süreçlerde oluşan işlemlerin muhasebe karşılığını otomatik olarak alır; bu yüzden SAP'de mali muhasebe ayrı bir program değil, operasyonun finansal kaydıdır. Aynı veriyi yönetimin bakış açısıyla, yani masraf yeri, ürün maliyeti ve kârlılık kırılımlarıyla düzenleyen modül ise SAP CO'dur. İki modülün ve çevresindeki finans çözümlerinin birlikte oluşturduğu bütün resim için SAP FICO ve SAP finansal çözümler yazımıza bakabilirsiniz.
Defteri Kebir Muhasebesi: İşletmelerin tüm muhasebe kayıtlarının tutulması ve raporlanabilmesi gibi işlemlerin yapıldığı bölümdür.
Müşteriler Muhasebesi: SAP'nin Satış Dağıtım (SD) modülüyle entegre çalışarak müşterilerle ilgili kayıtların oluşturulduğu ve raporların alındığı bölümdür.
Satıcılar Muhasebesi: SAP'nin Malzeme Yönetimi (MM) modülüyle entegre çalışarak satıcılarla ilgili kayıtların oluşturulduğu ve raporların alındığı bölümdür.
Duran Varlıklar Muhasebesi: Sabit kıymetlerin satın alımından elden çıkartılmasına kadarki süreç dahilinde amortisman çalışmaları, maliyet hesabı gibi işlemlerin otomasyonunu ve oluşan verilerin raporlamasını içeren alt modüldür.
Özel Defterler: İşletmeler bu alt modül ile standart uygulama içeriklerinin dışında kalan özel ihtiyaçlarını karşılayacak hesapları ve raporları tutarlar.
Bütçe Yönetimi: İşletmelerin kaynaklarını etkin bir şekilde kullanmaları, doğru yerde doğru planlamaların yapılması ve gerçekleşen işlemlerin bütçelerle kontrolünü sağlayıp yönetim mekanizmalarının kararlarına destek sağlamak için kullanılmaktadır.
Seyahat Masrafları Yönetimi: İşletme seyahat masraflarının plan, kayıt ve takip işlemlerini kapsayan ve ilgili raporlamalarının yapıldığı bölümdür.
Not: Listedeki Bütçe Yönetimi ve Seyahat Masrafları Yönetimi bugün FI kapsamı dışındaki çözümlerle yürütülür. Bütçe tarafında bütçe kontrolü ile bütçe planlaması da ayrı işlerdir; güncel karşılıklarını aşağıdaki bölümde bulabilirsiniz.
Yukarıdaki liste SAP ERP (ECC) yapısını yansıtır. SAP S/4HANA projelerinde ise mali muhasebe çoğunlukla şu bileşenler üzerinden konuşulur:
Listedeki bazı başlıklar ise bugün farklı ele alınır. Özel defterlerin (FI-SL) karşıladığı bazı ihtiyaçlar S/4HANA'da paralel defterler ve Universal Journal ile karşılanabilir; ancak ikisi arasında birebir bir ikame ilişkisi yoktur. Bütçe kontrolü, yani harcamaların kullanılabilir bütçeyle denetlenmesi, uygun kurulumlarda SAP FM/BCS (Funds Management / Budget Control System) ile yapılır; bütçe planlaması ise farklı çözümlerle yürütülür ve ikisi aynı iş değildir. Seyahat masrafları da ayrı çözümlerle, örneğin SAP Concur ile yönetilir. Hangi bileşenin kullanılacağı şirketin yapısına ve SAP sürümüne göre belirlenmelidir.
Mevcut metinde FI'nın Malzeme Yönetimi (MM) ve Satış Dağıtım (SD) gibi modüllerle entegre çalıştığı söyleniyor. Bunun günlük işleyişte ne anlama geldiğini iki basit akışla görmek mümkün:
Bu akışlarda muhasebeci kaydı elle girmez; kayıtların doğruluğu otomatik hesap belirleme ayarlarına ve ana verinin kalitesine bağlıdır. Bu yüzden FI projelerinde zamanın önemli bir kısmı hesap planı, hesap belirleme ve ana veri tasarımına ayrılmalıdır.
Mali muhasebenin kalitesi en net ay sonunda görülür. SAP FI'da kapanış büyük ölçüde tanımlı ve tekrarlanabilir adımlardan oluşur. Bu adımların sırası sabit değildir; kur değerlemesi, amortisman, dönemsel tahakkuklar, GR/IR ve şirketlerarası mutabakat şirketin kapanış takvimine göre yürütülür. Başlıca adımlar şunlardır:
Türkiye'de faaliyet gösteren şirketler için bu listeye iki konu daha eklenebilir. Birincisi, Vergi Usul Kanunu ile TFRS'ye göre farklı değerlemelerin paralel muhasebeyle izlenmesidir. Bu yapı ayrı defterlerle, ayrı hesaplarla ya da ikisini birleştiren karma bir tasarımla kurulabilir. Hangi defterin ana defter (leading ledger) olacağına dair herkes için geçerli tek bir kural yoktur; seçim kurumsal raporlama ihtiyacına, yasal yükümlülüklere ve çözüm tasarımına göre yapılır. İkincisi enflasyon düzeltmesidir: Her şirkette ve her dönemde uygulanması gerekmeyebilir; gerekip gerekmediği ve SAP'de nasıl karşılanacağı yasal döneme, kullanılan ürün ve sürüme ve uyarlama kapsamına göre ayrıca değerlendirilmelidir. Bu ihtiyaçlar kurulum aşamasında tasarlanmadığında ay sonu kapanışı, tablolar arasında elle yapılan düzeltmelere dönüşür.
FI'nın temel muhasebe mantığı S/4HANA'da da aynıdır; değişen, verinin nasıl tutulduğu ve bazı bileşenlerin nasıl çalıştığıdır:
ECC'den S/4HANA'ya geçen şirketler için bu değişiklikler, hesap planını, defter yapısını ve ana veriyi yeniden gözden geçirmek için doğal bir fırsattır.
Montag, mali muhasebe ve finansal kapanış süreçlerinde yasal raporlama ile yönetim raporlamasını aynı finansal mimari üzerinde buluşturan SAP finans danışmanlığı verir.
SAP Türkiye liderliğinde yürütülen Getir S/4HANA dönüşümünde Montag, finansal uygulamalar tarafının sorumluluğunu üstlendi. Bu projede FI süreçleri S/4HANA üzerinde tasarlandı; FI aynı zamanda Treasury, banka entegrasyonları ve diğer finansal süreçlerden gelen işlemlerin muhasebe katmanı olarak kurgulandı. Multinet Up'taki SAP Credit Management projesinde ise FI'daki müşteri açık kalemleri, vadesi geçmiş alacaklar ve tahsilat kayıtları müşteri risk limitinin doğrudan veri kaynağı oldu.
Mevcut FI yapınızı, kapanış sürecinizi ya da S/4HANA geçişinde defter ve hesap planı tasarımını konuşmak için iletişim sayfamızdan görüşme talep edebilirsiniz.
SAP FI (Financial Accounting), SAP'nin mali muhasebe modülüdür. Defteri kebir, müşteri ve satıcı hesapları, duran varlıklar ve banka hareketlerini yönetir; bilanço ve gelir tablosu gibi yasal raporların kaynağını oluşturur. Satın alma, satış ve üretim işlemlerinin muhasebe kayıtları FI'ya otomatik olarak gelir.
Başlıca bileşenler genel muhasebe (FI-GL), alacaklar (FI-AR), borçlar (FI-AP), duran varlık muhasebesi (FI-AA) ve banka muhasebesidir (FI-BL). Eski kurulumlarda özel defterler (FI-SL) de sık kullanılırdı; S/4HANA'da bu ihtiyaçların önemli bir kısmı paralel defterlerle karşılanır. Hangi bileşenlerin kullanılacağı şirketin yapısına bağlıdır.
FI dış raporlamaya, yani yasal muhasebe ve finansal tablolara odaklanır. CO ise iç raporlamaya odaklanır: masraf yerleri, dağıtımlar, ürün maliyeti ve kârlılık. İki modül entegre çalışır; FI'daki gider kayıtları CO'ya maliyet olarak yansır.
Ay sonunda müşteri, satıcı ve GR/IR gibi ara hesaplardaki açık kalemler denkleştirilir, banka ekstreleri işlenerek banka mutabakatı yapılır ve grup şirketleri arasındaki bakiyeler karşılıklı kontrol edilir. Kur değerlemesi, amortisman ve tahakkuklar da şirketin kapanış takvimine göre çalıştırılır; adımların sırası sabit değildir. Bu adımların çoğu SAP'de tanımlı programlarla tekrarlanabilir biçimde yürütülür.
Temel muhasebe mantığı aynı kaldı, ancak veri yapısı değişti. S/4HANA'da FI ve CO'nun ilgili kalemleri Universal Journal'da tek bir yerde tutulur, müşteri ve satıcılar iş ortağı (Business Partner) olarak yönetilir ve duran varlık muhasebesi yeni yapıyla çalışır. Bu değişiklikler geçiş projelerinde hesap planı, defter yapısı ve ana verinin yeniden ele alınmasını gerektirir.